التنظيمات الأرشيفية
الإجراءات الفنية .
* ـالتنظيمات الأرشيفية Archival Arrangement :
* ـ إن ترتيب الأرشيفات هوأحد المظاهر الرئيسية لإدارتها, وهذا صحيح بالنسبة للترتيب المادي للمواد عليالرفوف, ولكنه من ناحية أخري جزء مهم من الإدارة العقلية التي تحتوي عليها تلكالمواد، وهذه الإدارة العقلية أو السيطرة هي التي يهتم بها الوصف الأرشيفي بصورةرئيسية .
ومن هنا فإن أهم عمل يقوم به الأرشيفي هو ترتيب التراكمات الأرشيفية Archival Arrangement Latinos علي أساس معرفة وتحليل الهيكل الإداري للمؤسسة التيأنتجت هذه التراكمات, ومعرفة الأقسام التي كانت تتبع لها وفهم الوظائف التي كانيقوم بها كل قسم من هذه الأقسام والأساليب التي كان يتبعها في إنتاج المواد, بحيثتظهر العلاقة بين كل جزء منها والأجزاء الأخرى .
ولكي نصل إلي هذا الفهم لابد مندراسة وتسجيل النظام الأصلي الذي تم إنتاج هذه المواد بواستطه, وعند ذلك يمكن أنترتب المواد الأرشيفية -علي قدر ما يمكن- لتحفظ ذلك النظام الأصلي .
ومن الضروريأن نتذكر أن عملية التحليل السابق الإشارة إليها, وإعادة البناء, هي جزء أساسي منالنظام النهائي لاسترجاع المعلومات والاستفادة من الأرشيف .. ومن هنا فإن عمليةترتيب الأرشيفات هي أولوية رئيسية قبل القيام بوصفها .
* ـ وظائف نظام الاسترجاع The Function of The finding System :
* ـ يمكنلنا أن نوضح بصورة بسيطة نظرية استخدام نظم الاسترجاع, وذلك لأننا إذا نظرنا إليالمواد الأرشيفية الأصلية فسوف نري أنه من لا يمكن لنا ترتيبها ترتيباً مادياً عليالرفوف إلا في نظام واحد معين .
ومن الطبيعي أن هذا الترتيب النظام الأصلي الذيأنتج المواد وأوجدها في أول الأمر, أو أن هذا الترتيب يحافظ علي ذلك النظام .
ولكن الباحثين الذين يرغبون في الوصول إلي المعلومات التي تحتويها المواد, يحتاجون لطريقة معينة تبين الكيفية التي تتعلق بها الموضوعات التي يبحثونهابالمعلومات المسجلة في تلك المواد .
ونظام الاسترجاع هو الذي يساعد هؤلاء عليذلك, ويسمح في الواقع بأن يتم مسح الأرشيفات بطرق متعددة يمكن إستبدالها بعضها ببعض .
وهذا أمر ضروري؛ إذ أن الباحثين لا يمكنهم القيام بمسح المواد الأصليةبأنفسهم, إذ أنها محفوظة في العلب أو مغلق عليها في الرفوف .
وعلي ذلك فالوصفالأرشيفي يهدف إلي وضع الترتيبات المختلفة التي يمكن أن ترتب بها المواد, وهي تلكالترتيبات التي تحل محل النظام البنائي الأصلي "Original & Functional Order" وعندما يكتب الأرشيفي الحقائق الوصفية الأساسية للمواد الأصلية, فإنه يتمكن بذلك منخلق مجموعة من الإظهارات (Representation ) , أو من سبيل تمثيل هذه المواد التييمكن لها أن تحل محل الأصل بطريقة ما, والتي يمكن أن يخلق منها أكثر من ملف واحدللإظهارات (Representation File ) تستعمله أي خدمة أرشيفية, ومن الوجهة المثاليةيجب أن تلتحم جميعها في نظام استرجاع موحد, يمكن أن نعرّفه ؛ بأنه مجموعة من ملفاتالإظهار المختلفة صممت للسيطرة علي إدارة التراكمات الأرشيفية, لإيجاد القدرة علياستعمالها .
* ـ والقاعدة الرئيسية هي أن يوجد داخل كلخدمة أرشيفية, نظام استرجاع يتكون مما يلي :
1. ملف إظهارات رئيسي يحتويعلي وصف الكيفية التي بنيت بها الخدمة، أي أن أي مجموعة أرشيفية قد تم ترتيبها بحيثيظهر –من طريقة الترتيب هذه- النظام الأصلي الذي كانت عليه تلك المجموعة قبل ورودهاإلي الأرشيف .
2. ملفات إظهار ثانوية, يقصد بها السيطرة الإدارية علي المجموعاتالأرشيفية .
3. ملفات إظهار ثانوية مرتبة ترتيباً موضوعياً .
4. وسائلاسترجاع أخري؛ مثل التعليمات الموجهة إلي الباحثين, أو الكشافات بمختلف أنواعها .
وعلي ذلك فإن ملف الإظهارات الرئيسي يجب أن يكون مصمماً علي شكل هيكلي أوبنائي, أي أنه يعكس العلاقات بين مكونات الأرشيف .
وبالرغم من أن تعبير "العلاقات الأرشيفية" من أكثر التعبيرات تداولاً بين الأرشيفيين, فإنه ليس من السهلتحديد مفهوم هذه العبارة تحديداً واضحاً؛ فالعلاقات الأرشيفية : هي تلك الروابطالتي تربط بين مكونات التراكمات الأرشيفية التي إما أنها تعكس النظام الأصلي الذيتم إفراز الوثائق طبقاً لقواعده , أو هو يعكس ترتيبا فرض علي تلك التراكمات .
والاصطلاح يوحي بأن هناك تميزاً بين هذا الترتيب الأرشيفي, وبين أي ترتيب آخرمصطنع؛ مثل الترتيب الأبجدي أو الزمني.ووسيلة الاسترجاع المشار إليها سابقاً , والتي تغطي المحتويات الكاملة للتراكم الأرشيفي, يجب أن تصمم علي أكثر من مستويواحد , ويجب أن تلحق بها الكشافات بمختلف أنواعها , والتي تيسر وصول الباحث إلي أيةمعلومات يريد الوصول إليها .
وعادة ما تكون وسيلة الاسترجاع هذه –أي ملفالإظهارات الرئيسي- مصممة علي شكل :
× رتبة
× قسم
× شعبه
× مبحث
× بند
سبحان الله و بحمده
التنظيمات الأرشيفية
الإجراءات الفنية .
* ـالتنظيمات الأرشيفية Archival Arrangement :
* ـ إن ترتيب الأرشيفات هوأحد المظاهر الرئيسية لإدارتها, وهذا صحيح بالنسبة للترتيب المادي للمواد عليالرفوف, ولكنه من ناحية أخري جزء مهم من الإدارة العقلية التي تحتوي عليها تلكالمواد، وهذه الإدارة العقلية أو السيطرة هي التي يهتم بها الوصف الأرشيفي بصورةرئيسية .
ومن هنا فإن أهم عمل يقوم به الأرشيفي هو ترتيب التراكمات الأرشيفية Archival Arrangement Latinos علي أساس معرفة وتحليل الهيكل الإداري للمؤسسة التيأنتجت هذه التراكمات, ومعرفة الأقسام التي كانت تتبع لها وفهم الوظائف التي كانيقوم بها كل قسم من هذه الأقسام والأساليب التي كان يتبعها في إنتاج المواد, بحيثتظهر العلاقة بين كل جزء منها والأجزاء الأخرى .
ولكي نصل إلي هذا الفهم لابد مندراسة وتسجيل النظام الأصلي الذي تم إنتاج هذه المواد بواستطه, وعند ذلك يمكن أنترتب المواد الأرشيفية -علي قدر ما يمكن- لتحفظ ذلك النظام الأصلي .
ومن الضروريأن نتذكر أن عملية التحليل السابق الإشارة إليها, وإعادة البناء, هي جزء أساسي منالنظام النهائي لاسترجاع المعلومات والاستفادة من الأرشيف .. ومن هنا فإن عمليةترتيب الأرشيفات هي أولوية رئيسية قبل القيام بوصفها .
* ـ وظائف نظام الاسترجاع The Function of The finding System :
* ـ يمكنلنا أن نوضح بصورة بسيطة نظرية استخدام نظم الاسترجاع, وذلك لأننا إذا نظرنا إليالمواد الأرشيفية الأصلية فسوف نري أنه من لا يمكن لنا ترتيبها ترتيباً مادياً عليالرفوف إلا في نظام واحد معين .
ومن الطبيعي أن هذا الترتيب النظام الأصلي الذيأنتج المواد وأوجدها في أول الأمر, أو أن هذا الترتيب يحافظ علي ذلك النظام .
ولكن الباحثين الذين يرغبون في الوصول إلي المعلومات التي تحتويها المواد, يحتاجون لطريقة معينة تبين الكيفية التي تتعلق بها الموضوعات التي يبحثونهابالمعلومات المسجلة في تلك المواد .
ونظام الاسترجاع هو الذي يساعد هؤلاء عليذلك, ويسمح في الواقع بأن يتم مسح الأرشيفات بطرق متعددة يمكن إستبدالها بعضها ببعض .
وهذا أمر ضروري؛ إذ أن الباحثين لا يمكنهم القيام بمسح المواد الأصليةبأنفسهم, إذ أنها محفوظة في العلب أو مغلق عليها في الرفوف .
وعلي ذلك فالوصفالأرشيفي يهدف إلي وضع الترتيبات المختلفة التي يمكن أن ترتب بها المواد, وهي تلكالترتيبات التي تحل محل النظام البنائي الأصلي "Original & Functional Order" وعندما يكتب الأرشيفي الحقائق الوصفية الأساسية للمواد الأصلية, فإنه يتمكن بذلك منخلق مجموعة من الإظهارات (Representation ) , أو من سبيل تمثيل هذه المواد التييمكن لها أن تحل محل الأصل بطريقة ما, والتي يمكن أن يخلق منها أكثر من ملف واحدللإظهارات (Representation File ) تستعمله أي خدمة أرشيفية, ومن الوجهة المثاليةيجب أن تلتحم جميعها في نظام استرجاع موحد, يمكن أن نعرّفه ؛ بأنه مجموعة من ملفاتالإظهار المختلفة صممت للسيطرة علي إدارة التراكمات الأرشيفية, لإيجاد القدرة علياستعمالها .
* ـ والقاعدة الرئيسية هي أن يوجد داخل كلخدمة أرشيفية, نظام استرجاع يتكون مما يلي :
1. ملف إظهارات رئيسي يحتويعلي وصف الكيفية التي بنيت بها الخدمة، أي أن أي مجموعة أرشيفية قد تم ترتيبها بحيثيظهر –من طريقة الترتيب هذه- النظام الأصلي الذي كانت عليه تلك المجموعة قبل ورودهاإلي الأرشيف .
2. ملفات إظهار ثانوية, يقصد بها السيطرة الإدارية علي المجموعاتالأرشيفية .
3. ملفات إظهار ثانوية مرتبة ترتيباً موضوعياً .
4. وسائلاسترجاع أخري؛ مثل التعليمات الموجهة إلي الباحثين, أو الكشافات بمختلف أنواعها .
وعلي ذلك فإن ملف الإظهارات الرئيسي يجب أن يكون مصمماً علي شكل هيكلي أوبنائي, أي أنه يعكس العلاقات بين مكونات الأرشيف .
وبالرغم من أن تعبير "العلاقات الأرشيفية" من أكثر التعبيرات تداولاً بين الأرشيفيين, فإنه ليس من السهلتحديد مفهوم هذه العبارة تحديداً واضحاً؛ فالعلاقات الأرشيفية : هي تلك الروابطالتي تربط بين مكونات التراكمات الأرشيفية التي إما أنها تعكس النظام الأصلي الذيتم إفراز الوثائق طبقاً لقواعده , أو هو يعكس ترتيبا فرض علي تلك التراكمات .
والاصطلاح يوحي بأن هناك تميزاً بين هذا الترتيب الأرشيفي, وبين أي ترتيب آخرمصطنع؛ مثل الترتيب الأبجدي أو الزمني.ووسيلة الاسترجاع المشار إليها سابقاً , والتي تغطي المحتويات الكاملة للتراكم الأرشيفي, يجب أن تصمم علي أكثر من مستويواحد , ويجب أن تلحق بها الكشافات بمختلف أنواعها , والتي تيسر وصول الباحث إلي أيةمعلومات يريد الوصول إليها .
وعادة ما تكون وسيلة الاسترجاع هذه –أي ملفالإظهارات الرئيسي- مصممة علي شكل :
× رتبة
× قسم
× شعبه
× مبحث
× بند
الإجراءات الفنية .
* ـالتنظيمات الأرشيفية Archival Arrangement :
* ـ إن ترتيب الأرشيفات هوأحد المظاهر الرئيسية لإدارتها, وهذا صحيح بالنسبة للترتيب المادي للمواد عليالرفوف, ولكنه من ناحية أخري جزء مهم من الإدارة العقلية التي تحتوي عليها تلكالمواد، وهذه الإدارة العقلية أو السيطرة هي التي يهتم بها الوصف الأرشيفي بصورةرئيسية .
ومن هنا فإن أهم عمل يقوم به الأرشيفي هو ترتيب التراكمات الأرشيفية Archival Arrangement Latinos علي أساس معرفة وتحليل الهيكل الإداري للمؤسسة التيأنتجت هذه التراكمات, ومعرفة الأقسام التي كانت تتبع لها وفهم الوظائف التي كانيقوم بها كل قسم من هذه الأقسام والأساليب التي كان يتبعها في إنتاج المواد, بحيثتظهر العلاقة بين كل جزء منها والأجزاء الأخرى .
ولكي نصل إلي هذا الفهم لابد مندراسة وتسجيل النظام الأصلي الذي تم إنتاج هذه المواد بواستطه, وعند ذلك يمكن أنترتب المواد الأرشيفية -علي قدر ما يمكن- لتحفظ ذلك النظام الأصلي .
ومن الضروريأن نتذكر أن عملية التحليل السابق الإشارة إليها, وإعادة البناء, هي جزء أساسي منالنظام النهائي لاسترجاع المعلومات والاستفادة من الأرشيف .. ومن هنا فإن عمليةترتيب الأرشيفات هي أولوية رئيسية قبل القيام بوصفها .
* ـ وظائف نظام الاسترجاع The Function of The finding System :
* ـ يمكنلنا أن نوضح بصورة بسيطة نظرية استخدام نظم الاسترجاع, وذلك لأننا إذا نظرنا إليالمواد الأرشيفية الأصلية فسوف نري أنه من لا يمكن لنا ترتيبها ترتيباً مادياً عليالرفوف إلا في نظام واحد معين .
ومن الطبيعي أن هذا الترتيب النظام الأصلي الذيأنتج المواد وأوجدها في أول الأمر, أو أن هذا الترتيب يحافظ علي ذلك النظام .
ولكن الباحثين الذين يرغبون في الوصول إلي المعلومات التي تحتويها المواد, يحتاجون لطريقة معينة تبين الكيفية التي تتعلق بها الموضوعات التي يبحثونهابالمعلومات المسجلة في تلك المواد .
ونظام الاسترجاع هو الذي يساعد هؤلاء عليذلك, ويسمح في الواقع بأن يتم مسح الأرشيفات بطرق متعددة يمكن إستبدالها بعضها ببعض .
وهذا أمر ضروري؛ إذ أن الباحثين لا يمكنهم القيام بمسح المواد الأصليةبأنفسهم, إذ أنها محفوظة في العلب أو مغلق عليها في الرفوف .
وعلي ذلك فالوصفالأرشيفي يهدف إلي وضع الترتيبات المختلفة التي يمكن أن ترتب بها المواد, وهي تلكالترتيبات التي تحل محل النظام البنائي الأصلي "Original & Functional Order" وعندما يكتب الأرشيفي الحقائق الوصفية الأساسية للمواد الأصلية, فإنه يتمكن بذلك منخلق مجموعة من الإظهارات (Representation ) , أو من سبيل تمثيل هذه المواد التييمكن لها أن تحل محل الأصل بطريقة ما, والتي يمكن أن يخلق منها أكثر من ملف واحدللإظهارات (Representation File ) تستعمله أي خدمة أرشيفية, ومن الوجهة المثاليةيجب أن تلتحم جميعها في نظام استرجاع موحد, يمكن أن نعرّفه ؛ بأنه مجموعة من ملفاتالإظهار المختلفة صممت للسيطرة علي إدارة التراكمات الأرشيفية, لإيجاد القدرة علياستعمالها .
* ـ والقاعدة الرئيسية هي أن يوجد داخل كلخدمة أرشيفية, نظام استرجاع يتكون مما يلي :
1. ملف إظهارات رئيسي يحتويعلي وصف الكيفية التي بنيت بها الخدمة، أي أن أي مجموعة أرشيفية قد تم ترتيبها بحيثيظهر –من طريقة الترتيب هذه- النظام الأصلي الذي كانت عليه تلك المجموعة قبل ورودهاإلي الأرشيف .
2. ملفات إظهار ثانوية, يقصد بها السيطرة الإدارية علي المجموعاتالأرشيفية .
3. ملفات إظهار ثانوية مرتبة ترتيباً موضوعياً .
4. وسائلاسترجاع أخري؛ مثل التعليمات الموجهة إلي الباحثين, أو الكشافات بمختلف أنواعها .
وعلي ذلك فإن ملف الإظهارات الرئيسي يجب أن يكون مصمماً علي شكل هيكلي أوبنائي, أي أنه يعكس العلاقات بين مكونات الأرشيف .
وبالرغم من أن تعبير "العلاقات الأرشيفية" من أكثر التعبيرات تداولاً بين الأرشيفيين, فإنه ليس من السهلتحديد مفهوم هذه العبارة تحديداً واضحاً؛ فالعلاقات الأرشيفية : هي تلك الروابطالتي تربط بين مكونات التراكمات الأرشيفية التي إما أنها تعكس النظام الأصلي الذيتم إفراز الوثائق طبقاً لقواعده , أو هو يعكس ترتيبا فرض علي تلك التراكمات .
والاصطلاح يوحي بأن هناك تميزاً بين هذا الترتيب الأرشيفي, وبين أي ترتيب آخرمصطنع؛ مثل الترتيب الأبجدي أو الزمني.ووسيلة الاسترجاع المشار إليها سابقاً , والتي تغطي المحتويات الكاملة للتراكم الأرشيفي, يجب أن تصمم علي أكثر من مستويواحد , ويجب أن تلحق بها الكشافات بمختلف أنواعها , والتي تيسر وصول الباحث إلي أيةمعلومات يريد الوصول إليها .
وعادة ما تكون وسيلة الاسترجاع هذه –أي ملفالإظهارات الرئيسي- مصممة علي شكل :
× رتبة
× قسم
× شعبه
× مبحث
× بند