يقال (( إذا أردت أن تقتل موضوعاً فاصنع له لجنة ) هكذا يقال للاجتماعات الفاشلة .
إن الإنسان بطبعه تعاوني وهذا يعني بالضرورة أنه ينتمي إلى مجموعة ، وكلما اتسعت دائرة عمل الإنسان كلما زادت مجموعته وبالتالي تزداد اجتماعاته …
وفي كتب الإدارة .نجد أن الاجتماعات هي وسيط فعَّال لتجميع المواهب .. وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي .. لكن ما نراه في الواقع مخالف للنظري .. حيث أن أكثر الاجتماعات أصبحت مضيعة للوقت .. فنجد التناقض وحب السيطرة ، والعداوة ، والمراوغة ، والأنانية . وهذه العناصر جعلت الناس يزدرون أو يخافون الاجتماعات .
ولكن الاجتماعات يمكن أن تحقق ما هو مرجو منها في ما تنص عليه النظريات إذا طبقت قواعدها وفنونها . .. وأهم هذه القواعد تتلخص فيما يلي :
أولاً / تحديد المواقف التي تحتاج إلى قرار جماعي :
1- هل هو تقديم معلومات ، أو الحصول على معلومات ، أو تبادل معلومات.
2- هل هو للعصف الذهني والإبداع بأفكار جديدة .
3- هل هو لحل مشكلة معقده .
4- هل هو لاتخاذ موقف ينطوي على مخاطرة كبيرة .
5- هل هو متابعة لقرارات صادرة من جهة أخرى .
ثانياًً / من الذي يحضر الاجتماع :
هل تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها حرجاً لبعض الأفراد أو عدم الحرية في التحدث أمام الآخرين ؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟ هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الاجتماع ؟ ومعرفة طبيعة المشاركون وتركيبتهم .. ( مثل وجود رئيس ومرؤوس ، أو وجود أفراد ذوي شخصية متسلطة ، أو شخصية خجولة ، أو أفراد متنافسين ، ……الخ ) مما يؤدي إلى تسلط أو تحفظ أي منهم في الحديث .
يجب أن يكون المشاركون على علم بأعضاء المجموعة الآخرين .. من أين هم ؟ وماذا سيفعلون .؟
هل تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداولها استبعاد أفراد معينين من حضور الاجتماع ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزءاً من الاجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد اجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟
ثالثاً / قبل الاجتماع :
إن التخطيط الجيد للاجتماعات نقطة هامة وحجر أساس لنجاحها .. وذلك من تحديد الأهداف أولاً، والتأكد من أن الاجتماع هو أفضل وسيلة لتحقيق الهدف المراد الوصول إليه .
1- حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
2- من سيتولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد .
3- حدد البنود الأساسية التي يتم مناقشتها ومواضيع كل بند .
4- حدد التسلسل المنطقي للبنود .. وكذلك مدة الاجتماع .
5- هل يجب استطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب منهم المشاركة في وضعه؟
6- هل يطلب الاجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين .
7- وزِّع جدول الأعمال على أعضاء الاجتماع بفترة كافية لدراستها .
8- تأكد من أن مكان الاجتماع مريح ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان ، وأن الإضاءة والحارة والتهوية جميعها مناسبة . .. وتأكد من وجود العدد الكافي من المقاعد ـ( زيادة المقاعد عن العدد سيترك فراغاً نفسياً عند الحضور )
9- جهَّز كافة المواد المطلوبة .
10- حدد من سيتولى مسؤولية إعداد أو تشغيل الأجهزة اللازمة .
11- حدد ما هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم ( من تقارير ومستندات ….الخ للرجوع إليها أثناء الاجتماع .
رابعاً / أثناء الاجتماع :
1- أبدا الاجتماع في الوقت المحدد .وكافئ الذين يحضرون في الوقت المحدد بالثناء عليهم .
2- ضع أهم النقاط في رأس جدول الأعمال .
3- أبلغ المشاركين بالمهمة الإجمالية أو بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع . وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك .
4- انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب تسلسل الموضوع .. وقم بتوزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية لكل بند .
5- لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول قدر الإمكان .
6- لا تترك المجال لأي فرد يحتكر الحوار .. وحاول أن تحث على وجه الخصوص أولئك المتحفظين
7- استمع باهتمام لكل ما يقال .. وأرصد الإشارات غير اللفظية ، فإنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة .. أكثر من الكلمات .
8- اعمل ملخصاً لكل مرحلة من مراحل الاجتماع .. وذلك بعد تسجيل النقاط التي توصل إليها المجتمعون بين فترة وأخرى .
9- أجعل جو الاجتماع هادئاً ، يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق .. ولا تدع الفوضى أو عدم التفاهم يسيطر على الجو .
10- حدد من سيتولى مسؤولية التوثيق للاجتماع .
11- ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش لتحفيزهم للتفاعل مع النقاش .
12- احرص على أن يكون الاحترام متبادلاً بين الأعضاء .. فليس من الضروري أن يحب الأعضاء بعضهم بعضاً .. ولكن يجب أن يتعاملوا باحترام . بعيداً عن التلاوم ، والهجوم الشخصي .، أو التنابذ ..والجدال ، وقد تضطر إلى القيام بنصح المخالفين قبل أو بعد أوحتى خلال الاجتماع. ( إن التحديات والمناقشات صحية ومفيدة ، لكن العدوات ليست كذلك )
13- لا تحتكر النقاش
14- قم بنقد الآراء وليس الأشخاص
15- اطرح الأسئلة بـ ( ماذا لو ) فإنها ستثير روح الاهتمام بالموضوع .
16- إذا كان الاجتماع طويل فإنه من الأفضل أن يتخلله وقت راحه .. لتناول الشاي
..أو أكل خفيف ..
17- لا يسحبك الحديث للمناقشة الفردية في غير أمور الاجتماع .
18- سجل الوعود التي تقدم في محضر الاجتماع .
19- اختتم الاجتماع بتلخيص ما أنجزه الأعضاء من توصيات ووعود.. وإيضاح ما
ستكون عليه الخطوة التالية ..مع التأكد من تحديد مسؤوليات المتابعة .
خامساً / بعد الاجتماع :
1- اجعل الشعار السائد لعملك ( قم بالعمل المطلوب منك في اليوم التالي للاجتماع )
2- أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات .. ودعهم يعقدون اجتماعات ثنائية لتحقيق الهدف المطلوب منهم .
3- أرسل تقريراً بعد أيام من الاجتماع عن ما حدث في الاجتماع .. مع التذكير بالأعمال المطلوب إنجازها .. وهذا سوف يكون بمثابة إشعار الأعضاء بأن ما تم الإنفاق عليه مهم لك . ولا تنسى كتابة أسماء الغائبين عن الاجتماع أثناء التقرير .
4- تابع النتائج .. وإذا وجدت أن النتائج لم تظهر بعد .. اتصل بالأعضاء لترى إذا ما كانوا يحتاجون لمساعدتك ، إن هذا الأسلوب أكثر فاعلية من اتصالك بهم لتقول لهم إنهم تأخروا في عمل ما هو مطلوب منهم ، إن عرضك تقديم المساعدة سوف يتم رفضه على الأرجح .، وبهذا سوف تدفعهم وتنشطهم لتنفيذ المطلوب .
وتكوين فريق العمل الذي هو مجموعة من الأفراد ، مجتمعين معاً ، يجمعهم ويوجههم هدف عام يعملون من أجل تحقيق الهدف وهو بمثـابة محطة توليد لطاقات كامنة ، لأن كل فرد فيه يقدم مساهمة فريدة من نوعها0 والفريق الجيد هو الذي يعتبر أن الكل أكبر وأعظم من الجزء 0
يعتبر تكوين فريق العمل من ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى إلى المزيد من المشاركة .والاجتماع الناجح يؤدي إلى فريق عمل ناجح ..
سبحان الله و بحمده
يقال (( إذا أردت أن تقتل موضوعاً فاصنع له لجنة ) هكذا يقال للاجتماعات الفاشلة .
إن الإنسان بطبعه تعاوني وهذا يعني بالضرورة أنه ينتمي إلى مجموعة ، وكلما اتسعت دائرة عمل الإنسان كلما زادت مجموعته وبالتالي تزداد اجتماعاته …
وفي كتب الإدارة .نجد أن الاجتماعات هي وسيط فعَّال لتجميع المواهب .. وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي .. لكن ما نراه في الواقع مخالف للنظري .. حيث أن أكثر الاجتماعات أصبحت مضيعة للوقت .. فنجد التناقض وحب السيطرة ، والعداوة ، والمراوغة ، والأنانية . وهذه العناصر جعلت الناس يزدرون أو يخافون الاجتماعات .
ولكن الاجتماعات يمكن أن تحقق ما هو مرجو منها في ما تنص عليه النظريات إذا طبقت قواعدها وفنونها . .. وأهم هذه القواعد تتلخص فيما يلي :
1- هل هو تقديم معلومات ، أو الحصول على معلومات ، أو تبادل معلومات.
2- هل هو للعصف الذهني والإبداع بأفكار جديدة .
3- هل هو لحل مشكلة معقده .
4- هل هو لاتخاذ موقف ينطوي على مخاطرة كبيرة .
5- هل هو متابعة لقرارات صادرة من جهة أخرى .
هل تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها حرجاً لبعض الأفراد أو عدم الحرية في التحدث أمام الآخرين ؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟ هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الاجتماع ؟ ومعرفة طبيعة المشاركون وتركيبتهم .. ( مثل وجود رئيس ومرؤوس ، أو وجود أفراد ذوي شخصية متسلطة ، أو شخصية خجولة ، أو أفراد متنافسين ، ……الخ ) مما يؤدي إلى تسلط أو تحفظ أي منهم في الحديث .
يجب أن يكون المشاركون على علم بأعضاء المجموعة الآخرين .. من أين هم ؟ وماذا سيفعلون .؟
هل تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداولها استبعاد أفراد معينين من حضور الاجتماع ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزءاً من الاجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد اجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟
إن التخطيط الجيد للاجتماعات نقطة هامة وحجر أساس لنجاحها .. وذلك من تحديد الأهداف أولاً، والتأكد من أن الاجتماع هو أفضل وسيلة لتحقيق الهدف المراد الوصول إليه .
1- حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته .
2- من سيتولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد .
3- حدد البنود الأساسية التي يتم مناقشتها ومواضيع كل بند .
4- حدد التسلسل المنطقي للبنود .. وكذلك مدة الاجتماع .
5- هل يجب استطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب منهم المشاركة في وضعه؟
6- هل يطلب الاجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين .
7- وزِّع جدول الأعمال على أعضاء الاجتماع بفترة كافية لدراستها .
8- تأكد من أن مكان الاجتماع مريح ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان ، وأن الإضاءة والحارة والتهوية جميعها مناسبة . .. وتأكد من وجود العدد الكافي من المقاعد ـ( زيادة المقاعد عن العدد سيترك فراغاً نفسياً عند الحضور )
9- جهَّز كافة المواد المطلوبة .
10- حدد من سيتولى مسؤولية إعداد أو تشغيل الأجهزة اللازمة .
11- حدد ما هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم ( من تقارير ومستندات ….الخ للرجوع إليها أثناء الاجتماع .
1- أبدا الاجتماع في الوقت المحدد .وكافئ الذين يحضرون في الوقت المحدد بالثناء عليهم .
2- ضع أهم النقاط في رأس جدول الأعمال .
3- أبلغ المشاركين بالمهمة الإجمالية أو بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع . وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك .
4- انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب تسلسل الموضوع .. وقم بتوزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية لكل بند .
5- لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول قدر الإمكان .
6- لا تترك المجال لأي فرد يحتكر الحوار .. وحاول أن تحث على وجه الخصوص أولئك المتحفظين
7- استمع باهتمام لكل ما يقال .. وأرصد الإشارات غير اللفظية ، فإنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة .. أكثر من الكلمات .
8- اعمل ملخصاً لكل مرحلة من مراحل الاجتماع .. وذلك بعد تسجيل النقاط التي توصل إليها المجتمعون بين فترة وأخرى .
9- أجعل جو الاجتماع هادئاً ، يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق .. ولا تدع الفوضى أو عدم التفاهم يسيطر على الجو .
10- حدد من سيتولى مسؤولية التوثيق للاجتماع .
11- ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش لتحفيزهم للتفاعل مع النقاش .
12- احرص على أن يكون الاحترام متبادلاً بين الأعضاء .. فليس من الضروري أن يحب الأعضاء بعضهم بعضاً .. ولكن يجب أن يتعاملوا باحترام . بعيداً عن التلاوم ، والهجوم الشخصي .، أو التنابذ ..والجدال ، وقد تضطر إلى القيام بنصح المخالفين قبل أو بعد أوحتى خلال الاجتماع. ( إن التحديات والمناقشات صحية ومفيدة ، لكن العدوات ليست كذلك )
13- لا تحتكر النقاش
14- قم بنقد الآراء وليس الأشخاص
15- اطرح الأسئلة بـ ( ماذا لو ) فإنها ستثير روح الاهتمام بالموضوع .
16- إذا كان الاجتماع طويل فإنه من الأفضل أن يتخلله وقت راحه .. لتناول الشاي
..أو أكل خفيف ..
17- لا يسحبك الحديث للمناقشة الفردية في غير أمور الاجتماع .
18- سجل الوعود التي تقدم في محضر الاجتماع .
19- اختتم الاجتماع بتلخيص ما أنجزه الأعضاء من توصيات ووعود.. وإيضاح ما
ستكون عليه الخطوة التالية ..مع التأكد من تحديد مسؤوليات المتابعة .
1- اجعل الشعار السائد لعملك ( قم بالعمل المطلوب منك في اليوم التالي للاجتماع )
2- أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات .. ودعهم يعقدون اجتماعات ثنائية لتحقيق الهدف المطلوب منهم .
3- أرسل تقريراً بعد أيام من الاجتماع عن ما حدث في الاجتماع .. مع التذكير بالأعمال المطلوب إنجازها .. وهذا سوف يكون بمثابة إشعار الأعضاء بأن ما تم الإنفاق عليه مهم لك . ولا تنسى كتابة أسماء الغائبين عن الاجتماع أثناء التقرير .
4- تابع النتائج .. وإذا وجدت أن النتائج لم تظهر بعد .. اتصل بالأعضاء لترى إذا ما كانوا يحتاجون لمساعدتك ، إن هذا الأسلوب أكثر فاعلية من اتصالك بهم لتقول لهم إنهم تأخروا في عمل ما هو مطلوب منهم ، إن عرضك تقديم المساعدة سوف يتم رفضه على الأرجح .، وبهذا سوف تدفعهم وتنشطهم لتنفيذ المطلوب .
وتكوين فريق العمل الذي هو مجموعة من الأفراد ، مجتمعين معاً ، يجمعهم ويوجههم هدف عام يعملون من أجل تحقيق الهدف وهو بمثـابة محطة توليد لطاقات كامنة ، لأن كل فرد فيه يقدم مساهمة فريدة من نوعها0 والفريق الجيد هو الذي يعتبر أن الكل أكبر وأعظم من الجزء 0
يعتبر تكوين فريق العمل من ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى إلى المزيد من المشاركة .والاجتماع الناجح يؤدي إلى فريق عمل ناجح ..