العنصر :الإجراءات العامة:
1. جلد السجل تجليدًا فاخرًا لحفظه فترة زمنية أطول.
2. رقم كل صفحة من صفحات السجل.
3. دون على غلاف السجل الخارجي اسمه ، وتاريخ بداية العمل فيه وتاريخ نهايته .
4. اختر الورق المقاوم لعوامل التلف الذي لا يتغير لونه مع مرور الزمن ،مصقول ناعم الملمس.
5. استخدم الورق الأبيض لوضوح الكتابة فيه.
6. احرص على أن يكون السجل صغير الحجم يمكن حمله ونقله وحفظه واستخدامه بعرض 30 سم وطول 40 سم.
7. دون في السجل بخط حسن جميل مقروء.
8. استخدم المداد السائل الأزرق في التدوين في السجلات الهامة والضرورية لأن التعديل فيها يظهر وينكشف بوضوح.
9. استلم السجلات المدرسية بموجب كشف جرد واستلام العهد مثلها مثل بقية عهدة المدرسة.
10. احفظ السجلات في مكان أمين بعيد عن متناول أي شخص يمكن أن يعبث بمحتوياتها.
11. بادر فورًا بالتعديل في السجلات لتطابق وثائق الطلاب المعدلة والمعطى للمدرسة صورة منها أو التي قامت المدرسة بتعديلها وفق تعليمات الوزارة.
12. وحد رقم الطالب في الحاسب الآلي والسجلات الخاصة بالطلاب.
13. نظم سجل لكل نوع من أنواع السجلات التي سيرد ذكرها في عنصر أنواع السجلات ، وجلده بحيث يكفي للعمل به في المدرسة لعدة سنوات إذا لم يتوفر في المستودعات.
14. ألتزم بنماذج السجلات الملحقة بهذا الدليل ولا تعدل فيها إلا وفق ما يردك من
الجهات المختصة .
أنواع السجلات المدرسية:
أولاً: السجلات المدرسية الرسمية:
1-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالطلاب:
1. سجل قيد الطلاب السنوي.
2. سجل حضور وغياب وتأخر الطلاب السنوي.
3. كشف تسجيل غياب الطلاب اليومي.
4. كشف تسجيل تأخر الطلاب اليومي.
5. سجل تسليم الشهادات.
6. سجل نتائج الاختبارات.
7. سجل أعمال السنة.
2-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالمعلمين والموظفين:
1. سجل حضور وانصراف الموظفين.
2. سجل أحوال الموظفين.
3. سجل زيارات المشرفين التربويين.
4. سجل الاجتماعات المدرسية.
5. سجل متابعة مدير المدرسة للمعلم وتقويمه.
3-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالشؤون الإدارية:
1. سجل المعاملات الواردة.
2. سجل المعاملات الصادرة.
3. سجل توديع المعاملات.
4. سجل المعلومات الإحصائية.
5. سجل زيارات الأطباء للمدرسة.
6. بطاقات عهدة المدرسة نموذج رقم ( 8 ).
4-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالمكتبة:
1. بطاقة عهدة المكتبة نموذج رقم ( 8 ).
2. السجل المصنف للمكتبة.
3. سجل الدوريات.
4. سجل إحصاء النشاط المكتبي.
5. سجل الاستعارة.
6. سجل المترددين.
5-السجلات الخاصة لأعمال التوجيه والإرشاد:
1. سجل المرشد الطلابي.
2. سجل المعلومات الشامل للطالب.
3. استمارة بحث حالة.
6-السجلات المنظمة لأعمال المختبرات المدرسية:
1. سجل التحضير اليومي.
2. سجل الاستهلاك اليومي.
3. سجل استعارة الوسائل والأجهزة والمواد التعليمية .
7-السجلات المنظمة للأنشطة المدرسية:
1. سجل رائد النشاط.
2. سجل جماعة الفصل.
3. سجل جماعة أسرة النشاط.
ثانياً: السجلات المدرسية التنظيمية:
1. سجل مخالفات الطلاب.
2. سجل زيارات أولياء الأمور أو استدعائهم.
3. سجل تسليم ملفات الطلاب.
4. سجل تلخيص التعاميم الهامة
5. سجل التعاميم الداخلية.
6. سجل خروج الطالب من المدرسة للحالات الطارئة.
7. سجل متابعة مدير المدرسة لتنفيذ توصيات وتوجيهات المشرفين التربويين.
8. سجل متابعة مدير المدرسة للأعمال التحريرية والواجبات المنزلية للطلاب.
9. سجل ملحوظات مدير المدرسة على دفاتر إعداد الدروس.
10. سجل ملحوظات مدير المدرسة العامة على العاملين بالمدرسة .
سجل قيد الطلاب السنوي:
1. خصص لكل طالب تم قُبوله في المدرسة صفحة خاصة به.
2. دون معلومات الطالب بحيث تشمل : المعلومات الأساسية، حالة قيد الطالب، أسباب ترك الطالب للمدرسة، حالة إعادة قيد الطالب، تدرج الطالب الدراسي.
3. اجعل من السجل مصدر معلومات ميسر لجميع العاملين في المدرسة للرجوع إليه عند الحاجة إلى معلومات عن أي طالب يدرس بالمدرسة أو تخرج أو انتقل منها.
4. تأكد من أن الكتابة في السجل بشكل دقيق وبخط واضح ومقروء.
5. اطلع على السجل وتأكد عند زيارتك للمسؤول عن السجل (وكيل المدرسة)؛ من تدوين كامل المعلومات عن كل طالب بدقة ووضوح .
6. تأكد من تدوين السجل المدني لكل طالب .
7. تأكد من الإضافة والتعديل للمعلومات المتغيرة للطالب وفق إجراءات التعديل أولاً بأول.
8. لا تخصص سجل مستقل لكل صف دراسي أو كل عام دراسي بل دون اسم الطالب ومعلوماته فور قبوله طالباً في المدرسة مستجدًا أو محولاً من مدرسة أخرى.
9. تأكد من تدوين حالات قيد الطالب الآتية في سجل القيد:
* مستجد.
* مرفـع.
* معيـد.
10. دون رقم وتاريخ قبول الطالب الذي يحمل وثائق من خارج المملكة سواء أكان الطالب سعوديا أم غير سعودي.
11. تأكد من تدوين هواتف ولي أمر الطالب في المنزل والعمل وهواتف قريبين للطالب
12. صمم فهرس في بداية السجل.
سجل حضور وغياب وتأخر الطلاب السنوي:
1. خصص لكل فصل صفحات كافية من بداية العام الدراسي.
2. دون غياب وتأخر كل طالب بدقة لأن له أهمية تربوية وتعليمية واجتماعية وأمنية.
3. تعرف على أسباب الغياب وشكل لجانًا لدراستها.
4. أشعر ولي أمر الطالب في نفس اليوم الذي غاب أو تأخر فيه الطالب.
5. دوّن غياب الطلاب في كل حصة منذ أول يوم في الدراسة حتى آخر يوم منها مع أخذ توقيع المعلم على الغياب.
6. دون غياب وتأخر الطالب يوميًا في السجل وعند قبول عذر الطالب يوضع خط تحت تاريخ الغياب.
7. تأكد من تحويل الطالب الغائب أو الطالب المتأخر خمسة أيام فأكثر إلى المرشد الطلابي.
كشف تسجيل الغياب اليومي:
1. أرسل الكشف إلى الفصول يومياً كل حصة مع أحد مستخدمي أو عمال المدرسة.
2. اطلب من المعلم تدوين أسماء الطلاب الغائبين عن الحصة والتوقيع على الكشف.
3. كلف المستخدم أو العامل المسؤول عن مرور كشف الغياب على الفصول بإعادة الكشف إلى وكيل المدرسة.
4. كلف وكيل المدرسة بالاتصال بولي أمر الطالب في عمله أو منزله لإشعاره بغياب الطالب.
5. كلف وكيل المدرسة بترحيل الغياب يوميًا إلى سجل الغياب السنوي.
6. كلف وكيل المدرسة بتحويل الطالب الذي تكرر غيابه خمسة أيام فأكثر إلى المرشد الطلابي بالمدرسة لعمل جلسة إرشادية له.
كشف تسجيل تأخر الطلاب اليومي:
1. خصص لكل فصل صفحات كافية لتدون عليها حالات تأخر الطلاب اليومية.
2. أكد على وكيل المدرسة مناقشة الطلاب المتأخرين حول أسباب تأخرهم.
3. كلف وكيل المدرسة بالاتصال بولي أمر الطالب في عمله أو منزله لإشعاره بتكرار تأخر الطالب .
4. اطلب من ولي أمر الطالب زيارة المدرسة لمن تكرر تأخر ابنه بعد إشعاره بذلك.
5. كلف وكيل المدرسة بترحيل حالات تأخر الطلاب اليومية إلى سجل الغياب والتأخر السنوي.
6. كلف وكيل المدرسة بتحويل الطالب الذي تكرر تأخره خمس مرات فأكثر إلى المرشد الطلابي بالمدرسة لعمل جلسة إرشادية له.
7. كلف المسؤول عن الغياب بتخصيص ملف يحفظ فيه وثائق الإجازات المرضية للطالب والأعذار التي يقبلها مدير المدرسة .
سجل تسليم الشهادات:
1. استلم الشهادات العامة من مدير المدرسة السابق بموجب كشف بعد مراجعتها وتدقيقها واحدة واحدة يداً بيد.
2. سلم الشهادات العامة لمن يخلفك في إدارة المدرسة بموجب كشف بعد مراجعتها وتدقيقها واحدة واحدة يداً بيد.
3. سلم سجل الشهادات لمن يخلفك في إدارة المدرسة مع بقية السجلات الأخرى.
4. لا تسلم الشهادة إلا للطالب نفسه أو ولي أمره أو بموجب وكالة شرعية وبعد التأكد من شخصية المستلم بموجب أصل بطاقة الأحوال المدينة.
5. دون رقم بطاقة الأحوال وتوقيع المستلم واسمه بخط يده.
6. دون رقم الوكالة الشرعية وتاريخها ومصدرها واحفظ الأصل أو الصورة في ملف خاص لذلك.
7. اتبع الآتي عند استخدام السجل:
أ. خصص صفحة جديدة لكل عام دراسي.
ب. رتب أسماء الطلاب هجائيًا بعد إعلان النتائج في اختبار الشهادة ووصول كشوف أسماء الناجحين بعد الدور الثاني ثم دون أسماءهم في السجل.
ت. استعمل الخانة الأولى للرقم المتسلسل العام للمدرسة لكل السنوات وهذا يعطي صورة لعدد خريجي المدرسة منذ افتتاحها.
ث. استعمل الخانة الثانية للرقم الخاص بالمدرسة لتوضيح عدد الخريجين من المدرسة لنفس العام.
ج. دون رقم تسجيل الشهادة بعد ورود الشهادات من إدارة التعليم حيث أن كل شهادة تحمل رقم خاص بها من الوزارة ويوجد في منتصف البرواز الأسفل للشهادة.
ح. استكمل بقية خانات السجل بعد وصول الشهادات.
خ. راجع بيانات الشهادات للمدرسة عند ورودها على ما يوجد لدى المدرسة من بيانات للتأكد من صحتها وإعادة الشهادة التي يوجد بها خطأ لتصحيحها ؛ولا تسلم للطالب وفيها أخطاء.
تابع
سبحان الله و بحمده
1. جلد السجل تجليدًا فاخرًا لحفظه فترة زمنية أطول.
2. رقم كل صفحة من صفحات السجل.
3. دون على غلاف السجل الخارجي اسمه ، وتاريخ بداية العمل فيه وتاريخ نهايته .
4. اختر الورق المقاوم لعوامل التلف الذي لا يتغير لونه مع مرور الزمن ،مصقول ناعم الملمس.
5. استخدم الورق الأبيض لوضوح الكتابة فيه.
6. احرص على أن يكون السجل صغير الحجم يمكن حمله ونقله وحفظه واستخدامه بعرض 30 سم وطول 40 سم.
7. دون في السجل بخط حسن جميل مقروء.
8. استخدم المداد السائل الأزرق في التدوين في السجلات الهامة والضرورية لأن التعديل فيها يظهر وينكشف بوضوح.
9. استلم السجلات المدرسية بموجب كشف جرد واستلام العهد مثلها مثل بقية عهدة المدرسة.
10. احفظ السجلات في مكان أمين بعيد عن متناول أي شخص يمكن أن يعبث بمحتوياتها.
11. بادر فورًا بالتعديل في السجلات لتطابق وثائق الطلاب المعدلة والمعطى للمدرسة صورة منها أو التي قامت المدرسة بتعديلها وفق تعليمات الوزارة.
12. وحد رقم الطالب في الحاسب الآلي والسجلات الخاصة بالطلاب.
13. نظم سجل لكل نوع من أنواع السجلات التي سيرد ذكرها في عنصر أنواع السجلات ، وجلده بحيث يكفي للعمل به في المدرسة لعدة سنوات إذا لم يتوفر في المستودعات.
14. ألتزم بنماذج السجلات الملحقة بهذا الدليل ولا تعدل فيها إلا وفق ما يردك من
الجهات المختصة .
أنواع السجلات المدرسية:
أولاً: السجلات المدرسية الرسمية:
1-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالطلاب:
1. سجل قيد الطلاب السنوي.
2. سجل حضور وغياب وتأخر الطلاب السنوي.
3. كشف تسجيل غياب الطلاب اليومي.
4. كشف تسجيل تأخر الطلاب اليومي.
5. سجل تسليم الشهادات.
6. سجل نتائج الاختبارات.
7. سجل أعمال السنة.
2-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالمعلمين والموظفين:
1. سجل حضور وانصراف الموظفين.
2. سجل أحوال الموظفين.
3. سجل زيارات المشرفين التربويين.
4. سجل الاجتماعات المدرسية.
5. سجل متابعة مدير المدرسة للمعلم وتقويمه.
3-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالشؤون الإدارية:
1. سجل المعاملات الواردة.
2. سجل المعاملات الصادرة.
3. سجل توديع المعاملات.
4. سجل المعلومات الإحصائية.
5. سجل زيارات الأطباء للمدرسة.
6. بطاقات عهدة المدرسة نموذج رقم ( 8 ).
4-السجلات المنظمة للأعمال الخاصة بالمكتبة:
1. بطاقة عهدة المكتبة نموذج رقم ( 8 ).
2. السجل المصنف للمكتبة.
3. سجل الدوريات.
4. سجل إحصاء النشاط المكتبي.
5. سجل الاستعارة.
6. سجل المترددين.
5-السجلات الخاصة لأعمال التوجيه والإرشاد:
1. سجل المرشد الطلابي.
2. سجل المعلومات الشامل للطالب.
3. استمارة بحث حالة.
6-السجلات المنظمة لأعمال المختبرات المدرسية:
1. سجل التحضير اليومي.
2. سجل الاستهلاك اليومي.
3. سجل استعارة الوسائل والأجهزة والمواد التعليمية .
7-السجلات المنظمة للأنشطة المدرسية:
1. سجل رائد النشاط.
2. سجل جماعة الفصل.
3. سجل جماعة أسرة النشاط.
ثانياً: السجلات المدرسية التنظيمية:
1. سجل مخالفات الطلاب.
2. سجل زيارات أولياء الأمور أو استدعائهم.
3. سجل تسليم ملفات الطلاب.
4. سجل تلخيص التعاميم الهامة
5. سجل التعاميم الداخلية.
6. سجل خروج الطالب من المدرسة للحالات الطارئة.
7. سجل متابعة مدير المدرسة لتنفيذ توصيات وتوجيهات المشرفين التربويين.
8. سجل متابعة مدير المدرسة للأعمال التحريرية والواجبات المنزلية للطلاب.
9. سجل ملحوظات مدير المدرسة على دفاتر إعداد الدروس.
10. سجل ملحوظات مدير المدرسة العامة على العاملين بالمدرسة .
سجل قيد الطلاب السنوي:
1. خصص لكل طالب تم قُبوله في المدرسة صفحة خاصة به.
2. دون معلومات الطالب بحيث تشمل : المعلومات الأساسية، حالة قيد الطالب، أسباب ترك الطالب للمدرسة، حالة إعادة قيد الطالب، تدرج الطالب الدراسي.
3. اجعل من السجل مصدر معلومات ميسر لجميع العاملين في المدرسة للرجوع إليه عند الحاجة إلى معلومات عن أي طالب يدرس بالمدرسة أو تخرج أو انتقل منها.
4. تأكد من أن الكتابة في السجل بشكل دقيق وبخط واضح ومقروء.
5. اطلع على السجل وتأكد عند زيارتك للمسؤول عن السجل (وكيل المدرسة)؛ من تدوين كامل المعلومات عن كل طالب بدقة ووضوح .
6. تأكد من تدوين السجل المدني لكل طالب .
7. تأكد من الإضافة والتعديل للمعلومات المتغيرة للطالب وفق إجراءات التعديل أولاً بأول.
8. لا تخصص سجل مستقل لكل صف دراسي أو كل عام دراسي بل دون اسم الطالب ومعلوماته فور قبوله طالباً في المدرسة مستجدًا أو محولاً من مدرسة أخرى.
9. تأكد من تدوين حالات قيد الطالب الآتية في سجل القيد:
* مستجد.
* مرفـع.
* معيـد.
10. دون رقم وتاريخ قبول الطالب الذي يحمل وثائق من خارج المملكة سواء أكان الطالب سعوديا أم غير سعودي.
11. تأكد من تدوين هواتف ولي أمر الطالب في المنزل والعمل وهواتف قريبين للطالب
12. صمم فهرس في بداية السجل.
سجل حضور وغياب وتأخر الطلاب السنوي:
1. خصص لكل فصل صفحات كافية من بداية العام الدراسي.
2. دون غياب وتأخر كل طالب بدقة لأن له أهمية تربوية وتعليمية واجتماعية وأمنية.
3. تعرف على أسباب الغياب وشكل لجانًا لدراستها.
4. أشعر ولي أمر الطالب في نفس اليوم الذي غاب أو تأخر فيه الطالب.
5. دوّن غياب الطلاب في كل حصة منذ أول يوم في الدراسة حتى آخر يوم منها مع أخذ توقيع المعلم على الغياب.
6. دون غياب وتأخر الطالب يوميًا في السجل وعند قبول عذر الطالب يوضع خط تحت تاريخ الغياب.
7. تأكد من تحويل الطالب الغائب أو الطالب المتأخر خمسة أيام فأكثر إلى المرشد الطلابي.
كشف تسجيل الغياب اليومي:
1. أرسل الكشف إلى الفصول يومياً كل حصة مع أحد مستخدمي أو عمال المدرسة.
2. اطلب من المعلم تدوين أسماء الطلاب الغائبين عن الحصة والتوقيع على الكشف.
3. كلف المستخدم أو العامل المسؤول عن مرور كشف الغياب على الفصول بإعادة الكشف إلى وكيل المدرسة.
4. كلف وكيل المدرسة بالاتصال بولي أمر الطالب في عمله أو منزله لإشعاره بغياب الطالب.
5. كلف وكيل المدرسة بترحيل الغياب يوميًا إلى سجل الغياب السنوي.
6. كلف وكيل المدرسة بتحويل الطالب الذي تكرر غيابه خمسة أيام فأكثر إلى المرشد الطلابي بالمدرسة لعمل جلسة إرشادية له.
كشف تسجيل تأخر الطلاب اليومي:
1. خصص لكل فصل صفحات كافية لتدون عليها حالات تأخر الطلاب اليومية.
2. أكد على وكيل المدرسة مناقشة الطلاب المتأخرين حول أسباب تأخرهم.
3. كلف وكيل المدرسة بالاتصال بولي أمر الطالب في عمله أو منزله لإشعاره بتكرار تأخر الطالب .
4. اطلب من ولي أمر الطالب زيارة المدرسة لمن تكرر تأخر ابنه بعد إشعاره بذلك.
5. كلف وكيل المدرسة بترحيل حالات تأخر الطلاب اليومية إلى سجل الغياب والتأخر السنوي.
6. كلف وكيل المدرسة بتحويل الطالب الذي تكرر تأخره خمس مرات فأكثر إلى المرشد الطلابي بالمدرسة لعمل جلسة إرشادية له.
7. كلف المسؤول عن الغياب بتخصيص ملف يحفظ فيه وثائق الإجازات المرضية للطالب والأعذار التي يقبلها مدير المدرسة .
سجل تسليم الشهادات:
1. استلم الشهادات العامة من مدير المدرسة السابق بموجب كشف بعد مراجعتها وتدقيقها واحدة واحدة يداً بيد.
2. سلم الشهادات العامة لمن يخلفك في إدارة المدرسة بموجب كشف بعد مراجعتها وتدقيقها واحدة واحدة يداً بيد.
3. سلم سجل الشهادات لمن يخلفك في إدارة المدرسة مع بقية السجلات الأخرى.
4. لا تسلم الشهادة إلا للطالب نفسه أو ولي أمره أو بموجب وكالة شرعية وبعد التأكد من شخصية المستلم بموجب أصل بطاقة الأحوال المدينة.
5. دون رقم بطاقة الأحوال وتوقيع المستلم واسمه بخط يده.
6. دون رقم الوكالة الشرعية وتاريخها ومصدرها واحفظ الأصل أو الصورة في ملف خاص لذلك.
7. اتبع الآتي عند استخدام السجل:
أ. خصص صفحة جديدة لكل عام دراسي.
ب. رتب أسماء الطلاب هجائيًا بعد إعلان النتائج في اختبار الشهادة ووصول كشوف أسماء الناجحين بعد الدور الثاني ثم دون أسماءهم في السجل.
ت. استعمل الخانة الأولى للرقم المتسلسل العام للمدرسة لكل السنوات وهذا يعطي صورة لعدد خريجي المدرسة منذ افتتاحها.
ث. استعمل الخانة الثانية للرقم الخاص بالمدرسة لتوضيح عدد الخريجين من المدرسة لنفس العام.
ج. دون رقم تسجيل الشهادة بعد ورود الشهادات من إدارة التعليم حيث أن كل شهادة تحمل رقم خاص بها من الوزارة ويوجد في منتصف البرواز الأسفل للشهادة.
ح. استكمل بقية خانات السجل بعد وصول الشهادات.
خ. راجع بيانات الشهادات للمدرسة عند ورودها على ما يوجد لدى المدرسة من بيانات للتأكد من صحتها وإعادة الشهادة التي يوجد بها خطأ لتصحيحها ؛ولا تسلم للطالب وفيها أخطاء.
تابع